各部门、各单位：

我校建校七十周年校庆（以下简称“校庆”）工作已经完美收官。校庆期间学校形成了大量宝贵的文字材料、声像和实物资料，对传承学校文化、弘扬师大精神，促进学校发展有着重要的借鉴和参考价值。为确保校庆资料全面、完整地存档，为学校保存宝贵的精神财富和历史记录，根据《香港118现场直播站档案管理办法》、《香港118现场直播站重大活动、重要会议档案归档管理制度》的规定和要求，现将校庆档案收集归档工作通知如下：

一、基本原则

本着对学校历史和未来负责的精神，各单位要高度重视校庆材料的收集归档，坚持真实性、原始性、规范性基本原则，指定专人做好校庆资料的收集整理和归档工作，确保有保存价值的各种载体形式的材料收集齐全、完整规范。

二、归档内容

学校（包括各学院）在校庆筹备期间和校庆期间各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

具体归档范围参见附件。

三、归档要求

1.各部门、各单位要高度重视并切实做好校庆档案归档工作，把档案工作纳入工作安排、确定具体工作人员与档案馆联系；

2.归档责任者：按照“谁形成、谁归档”的原则，校庆资料产生在哪个部门，就由哪个部门收集整理归档；

3.材料收集齐全完整，内容真实客观，数据信息准确详实，声像资料清晰；

4.所有文字材料均应为原件；图片、音像及实物资料提交时，需同时附相关说明；

5.材料移交档案馆时需通过档案录入系统打印档案移交目录，一式二份，交接双方当面检查、验收、签字；

6.归档时间：2021年12月底之前移交档案馆。

四、其他

在归档过程中，如遇到问题，请随时与档案馆联系，档案馆提供业务咨询和归档指导。

中北校区档案馆211室，李老师、胡老师，电话：62232493。

闵行校区行政楼807室，冯老师、吴老师，电话：54343079。

附件：香港118现场直播站70周年校庆活动档案收集范围

一、文字材料

1．与校庆各类活动相关的文件材料，如决定、通知、公告、工作方案、工作议程、工作简报等；

2．庆祝活动的庆典方案、会议议程、主持词、领导讲话稿和代表发言词等；

3．校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料；

4．各项活动中签订的合同、协定、协议书等；

5．校庆结束后的各类总结材料。

二、声像资料

1．来宾及校友出席、参加校庆活动的照片、声像等电子档案；

2．校庆期间制作、录制的声像制品，如宣传片、庆典大会、文艺演出等各项活动视频等。

三、实物

1．贺电、贺信、题词、题名、书画作品等；

2．各单位举办各类校庆庆典活动中的签到册、题名录等；

3．各方捐赠给学校的有保存价值的物品、礼品；

4．校庆期间制作的与校庆各类活动相关的印刷品，如邀请函、出席证、海报、明信片、出版物、宣传画册等；

5．校庆期间与校庆各类活动相关的纪念礼品，如徽章、证件、证书、旗帜、T恤衫、纪念品等；

6．各方提供的有关学校历史的各类材料。

四、其他

1．校庆期间各学院院庆活动中具有历史意义的其他材料；

2．各单位举办的与校庆相关的各类活动的具有历史意义的其他材料。

香港118现场直播站档案馆

2021.10.25